Riunioni? Si grazie ma efficaci, please.

Posted on by Luca in Senza categoria

Tanti le considerano perdite di tempo, ma le riunioni di lavoro continuano ad essere uno strumento fondamentale nelle dinamiche di un’azienda. L’uomo è un’animale sociale, è impossibile fare a meno di momenti in cui si ritrovi in gruppo.
La questione non è allora se fare o meno le riunioni ma come fare per renderle efficaci.
Una riunione può essere fatta per motivi molto diversi, per informare, per originare soluzioni nuove, per prendere decisioni. In tutti i casi sono lo strumento fondamentale per definire il gruppo, le sue relazioni ed i rapporti di forza e l’allineamento del gruppo rispetto ad un obiettivo condiviso.
È fondamentale però che vi sia la consapevolezza di queste dinamiche da parte di chi vi partecipa e soprattutto di chi ne ha la responsabilità.
Il rischio altrimenti è quello di non salvaguardare le figure più deboli, che magari non riescono a dare completamente il loro contributo.
Oppure di cadere nei meccanismi di un consenso illusorio, perché si rischia di dare più valore alle opinioni che confermano le proprie idee e non si accettano posizioni contrarie oppure di accettare troppo facilmente l’opinione condivisa dal gruppo.
Alcune riunioni sono periodiche e con un gruppo di partecipanti definito, comitati di direzione o comitati funzionali, altre sono legate a specifici progetti o ancora più occasionali.
In tutti i casi è utile sapere che alcune attenzioni possono fare la differenza tra una riunione ben fatta ed una perdita di tempo.

Alcune regole per una riunione efficace, prima, durante e dopo

Prima della riunione

Partecipanti
Il numero ideale è tra i 4 e i 7 fino ad un massimo di 10-12.
Oltre a questi numeri le dinamiche sono quelle di un gruppo allargato che non assicura la partecipazione attiva di tutti. Il numero dipende allora dall’obiettivo della riunione e dal contributo che il singolo membro può dare alla riunione.

Obiettivi
Deve essere chiaro quale è lo scopo atteso dalla riunione, se è quello di informare, originare soluzioni, definire piani e responsabilità o una combinazione di questi punti.

→    Cosa è che ci si aspetta dalla riunione?
→    Quale saranno le evidenze che ci diranno che la riunione ha raggiunto i suoi obiettivi?

Agenda/Ordine del giorno
Punti non generici ma ben definiti aiutano ad indirizzare la discussione.
E’ importante anche l’ordine con cui si affrontano  gli argomenti data l’attenzione e l’energia che si può chiedere durante la riunione.

→    Quale è la qualità dell’ordine del giorno delle nostre riunioni?
→    Come e da chi viene formato?

Data, ora, durata
Data e ora ma soprattutto la durata sono fondamentali per disciplinare la riunione.
La puntualità si raggiunge solo con la puntualità. Iniziare senza aspettare i ritardatari è il modo migliore perché tutti si allineino nelle riunioni successive.
Anche se alcuni amano andare ad oltranza, dopo un’ora e mezza, massimo due, l’attenzione e l’energia del gruppo cala. E’ meglio allora decidere di fare il punto su quello che si è condiviso e deciso e rinviare ad un altro momento la continuazione della discussione, affidando magari ad una persona o ad un gruppo ristretto la preparazione del materiale per la riunione successiva.

→    Come viene gestito l’ordine del giorno?
→    Quanto chiare sono le regole di gestione del tempo?

Materiale di supporto
Può essere utile distribuire in anticipo documentazione a supporto della riunione.
Ma che si distribuiscano informazioni prima o all’inizio della riunione, la regola è quella di non abusare dell’attenzione e del tempo dei colleghi.

→    Le informazioni a supporto delle riunioni sono chiare e sintetiche?
→    Sono standardizzate o bisogna ogni volta reinventare la ruota?

Durante la riunione
Durante la riunione è fondamentale il ruolo del coordinatore. Chi presiede deve preoccuparsi di sollecitare e mantenere la focalizzazione degli interventi e di contenere gli interventi di chi parla troppo.
Il ruolo di chi guida si esprime con le domande appropriate per indirizzare la discussione, per sollecitare i contributi, per dare una testimonianza concreta di ascolto.
E’ importante in particolare che chi ha ruoli di leadership sia capace di autodisciplinarsi, per dare lo stile al gruppo ma anche perché è molto probabile che nessuno lo contesti né per i contenuti né per la forma.
E’ altrettanto fondamentale prendersi cura della dinamica che la riunione esprime.
Non c’è mai solo una trasmissione di informazioni o un confronto “razionale” sui contenuti, c’è sempre una dinamica di relazioni che agevola o ostacola l’efficacia della riunione.
Ogni persona ha le sue modalità nell’affrontare un confronto di gruppo.
Esserne consapevoli e saper gestire le differenze può far fare al gruppo un lavoro eccellente, non esserlo può bloccarlo.

→    Siamo consapevoli delle dinamiche in corso in riunione?
→    Abbiamo l’abilità di governarle?

Chiusura
Attenzione a chiudere la riunione con una valutazione sul raggiungimento degli obiettivi e sui prossimi passi, definendo attività, responsabilità e tempistiche.

→    È chiaro quello che si è raggiunto in riunione?
→    E’ definito l’eventuale piano di azione, chi , cosa, quando?

Dopo la riunione
Dopo la riunione è importante sintetizzare la riunione in un report che fissa quanto si è deciso, le attività che dovranno essere svolte e da chi, l’eventuale data del successivo incontro.
E’ utile indicare la data, l’ora di inizio e di fine della riunione, i presenti e gli eventuali assenti, in modo da poter ricordare la dinamica della riunione.
Si è soliti usare la posta elettronica per scambiare informazioni e documenti prima e dopo la riunione. Usare invece un archivio condiviso per rendere disponibile e conservare ordine del giorno, documentazione, report rende molto più efficace il lavoro dei gruppi e le loro riunioni.

→    Come vengono condivisi i materiali di supporto alle riunioni?
→    Che archivio c’è del materiale relativo alle riunioni precedenti?

E infine una proposta
Qualcuno lo fa già ma non diamolo per scontato: dedicare un momento alla fine della riunione e fare un giro di tavolo per valutare quanto sia stata considerata efficace la riunione può diventare prezioso per verificare l’allineamento del gruppo e l’efficacia della riunione.

→    Quali strumenti usiamo per valutare l’efficacia della nostra riunione?
→    Chi valuta l’efficacia della nostra riunione?

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